دبیرخانه

نام و نام خانوادگی: سمیه سروشی

سمت: متصدی امور دبیرخانه

تحصیلات: سیکل

 

نام و نام خانوادگی: محمد نظری

سمت: متصدی امور دبیرخانه

تحصیلات: دیپلم علوم انسانی


شرح وظایف:

-          دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها ( در صورت داشتن پیوست یا ضمایم ).

-          ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری ( ارجاع ) گفته می شود.

-          پس از تعیین محل اقدام، نامه ها به متصدی ثبت نامه (اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.

-          ثبت در اندکس دبیرخانه ( در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد ).

-          ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده.

-          در مورد نامه های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می شود.

-          توزیع اطلاعیه ها و بخش نامه ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.